Перспективы и боковая панель

Все ваши дела в OmniFocus хранятся в базе данных, которая скрыта от глаз, а перспективы — это то, что вы используете для просмотра своих данных и управления ими. OmniFocus 3 для Mac поставляется с шестью встроенными перспективами, каждая из которых соответствует часто используемому состоянию просмотра и помогает упорядочивать задачи, расставлять приоритет, распланировать задачи и проверять ход их выполнения.

На боковой панели выбрана перспектива «Проекты».

Боковая панель, расположенная в левой части окна OmniFocus, позволяет управлять содержимым, отображаемым на схеме.

Боковая панель

В левой части окна OmniFocus рядом со схемой расположена боковая панель. На панели находятся вкладки перспектив, чтобы быстро переключаться между ними, и для всех перспектив, кроме Входящих, также отображается их краткое содержимое. Работа боковой панели с каждой из встроенных перспектив описывается в разделах, посвященных этим перспективам.

Вкладки перспектив

Доступные перспективы можно переключать с помощью вкладок в левой части окна OmniFocus. По умолчанию на панели находятся следующие встроенные перспективы:

«Завершено» и «Изменено» — две дополнительные перспективы, доступные в меню «Перспективы» и помогающие восстановить элементы, случайно перемещенные не туда, куда следовало, просмотреть ход выполнения дел и недавние изменения базы данных. Это временные виды базы данных, поэтому при переключении с них на другую вкладку они исчезают с боковой панели (но их можно снова открыть в меню «Перспективы» в любое время).

Этот значок означает, что данная функция является частью версии OmniFocus Pro. В версии OmniFocus Pro можно скрывать перспективы и менять их порядок в списке, а также создавать пользовательские перспективы, которые также можно вывести на боковой панели.

В нижней части панели находятся кнопки для быстрого доступа к командам, относящимся к выбранной перспективе и выбору на боковой панели.

Входящие Значок боковой панели для перспективы «Входящие»

Перспектива «Входящие» — это универсальная перспектива для любой информации о предстоящих делах. Чтобы добавить элемент, перейдите во «Входящие» и выберите Файл > Новое дело. Можно также использовать функцию быстрого ввода (Окно> Быстрый ввод) для добавления элементов в папку «Входящие» из любого окна OmniFocus.

Многие рабочие процессы используют перспективу Входящих в качестве исходной точки ввода — временное хранилище для масштабных и мимолетных идей. При изменении элемента Входящих (добавлении к нему проекта или тега, преобразовании его в проект или каком-либо другом) он наверняка будет перемещен в новое местоположение (в зависимости от параметров организации).

Хотя это и не требуется, во многих рабочих процессах рекомендуется регулярно просматривать элементы папки «Входящие», следуя правилу «пустых входящих». В приложении это поощряется тем, что на заднем плане папки «Входящие» появляется изображение, когда элементы отсутствуют.

Схема «Входящие»

Перспектива «Входящие» содержит список отдельных элементов, которые могут быть иерархически организованы в группы. Поскольку перспектива «Входящие» в основном служит местом временного размещения новых задач, она не поддерживает сложную организацию, выходящую за рамки простой группировки. Чтобы добавить иерархию задаче, состоящей из множества частей, рассмотрите вариант перенести ее в существующий проект с помощью инспектора или преобразовать ее в проект, использовав команду Изменить > Преобразовать в проект.

Если вы преобразуете элемент «Входящие» в проект, он сразу же откроется в перспективе Проекты.

Параметры вида перспективы «Входящие»

Состояние элемента

Описанные здесь состояния применяются как к элементам в папке входящих сообщений, так и к делам в проектах. Элементы могут иметь дополнительные состояния, обозначаемые с помощью кружков; описанные здесь являются общими для всех и отображаются в инспекторе.

Проекты Значок боковой панели для перспективы «Проекты»

Проект — это задача, состоящая из нескольких элементов, именуемых в OmniFocus делами. Проекты обычно сложнее, чем отдельные элементы дел, и могут содержать несколько взаимосвязанных дел. На перспективе «Проекты» в списке отображаются все существующие проекты, которые можно группировать по папкам для создания иерархической структуры.

Схема проекта

В перспективе «Проекты» отображается список ваших проектов и дел, из которых они состоят, согласно параметрам вида,

Боковая панель «Проекты»

Боковая панель «Проекты» отображает список ваших проектов, иерархически сгруппированных в папки. Щелкните проект на боковой панели, чтобы просмотреть только его; щелкните вкладку «Проекты» или пустое место на боковой панели, чтобы просмотреть весь список проектов в схеме.

Для изменения порядка проектов на боковой панели перетащите их. Если вы перетащите один проект на другой, перетаскиваемый проект превратиться в группу дел внутри другого проекта.

Параметры вида «Проекты»

Тип проекта

Проекты различаются по типам, которые основаны на том, каким образом должны выполняться содержащиеся в них дела. Тип проекта также влияет на то, как будут отображаться дела в проекте в соответствии с параметрами вида перспективы.

Разница между параллельными и последовательными проектами наиболее очевидна, если в параметрах вида проектов выбраны только дела с состоянием «Доступные». (В последовательном проекте все дела, кроме первого доступного, будут заблокированы, а потому скрыты.)

Состояние проекта

При планировании и последовательной проверке проекта может оказаться полезным присвоение ему состояния для индикации того, находится ли работа в процессе выполнения или планы изменились.

Со временем отмененные и завершенные элементы накапливаются в базе данных. Если таких элементов становится слишком много, можно воспользоваться функцией Архив.

Теги Значок боковой панели для перспективы «Теги»

В OmniFocus тег представляет взаимосвязь задачи с объектами ее окружения. Тегом может являться лицо, место или любой признак, относящийся в наибольшей степени к завершению проекта. Кроме того, тег может представлять ход мыслей, наиболее применимый к завершению элемента дела.

У элемента может быть любое количество полезных тегов, и им не назначаются конкретные цели. Теги используются для назначения приоритетов, группировки элементов по энергетическому уровню или требуемому оборудованию. Также можно вовсе не использовать теги.

В перспективе «Теги» отображается список ваших тегов на боковой панели и список всех ваших дел, сгруппированных по тегам, в схеме.

Схема с тегами

Схема с тегами содержит все элементы и дела папки «Входящие», сгруппированные по назначенным тегам.

Хотя теги можно назначать проектам, сами проекты не отображаются в перспективе «Теги». Дела, добавленные в проект после того, как он помечен тегом, наследуют тег, и эти дела появляются в схеме с тегами.

Если для элемента имеется несколько тегов, то они отображаются в списке под каждым элементом, назначенным для него.

Боковая панель с тегами

Боковая панель «Теги» содержит список ваших тегов в том порядке, в котором они были созданы (по умолчанию). Вы можете перетаскивать их в списке и создавать иерархическую структуру тегов: например, Дом : Двор или Поручения : Магазин инструментов.

Щелкните тег на боковой панели, чтобы просмотреть только его; щелкните вкладку «Теги» или пустое место на боковой панели, чтобы просмотреть весь список в схеме.

Параметры вида «Теги»

Состояние тега

Аналогично проектам, теги имеют состояние, показывающее, имеют ли они отношение к текущей работе. Параметры вида, зависящие от состояния, применяются к проектам и тегам одним и тем же образом. Однако влияние состояния тегов отличается.

Состояние Завершено не применяется к тегам, поскольку теги как таковые не предполагают дела для завершения — они представляют объективные понятия и условия.

Сортировка тегов

По умолчанию элементы в тегах отсортированы в порядке их появления в соответствующих проектах (порядок проектов) или в порядке их появления в папке «Входящие», если проект не назначен (порядок входящих).

Для изменения порядка элементов в теге можно воспользоваться перетаскиванием. При внесении изменений в теге сохраняется новый настроенный порядок. При этом предыдущие правила по умолчанию более не применяются — все последовательно добавляемые к тегу элементы отображаются в конце списка, и там их порядок можно изменить вручную.

Прогноз Значок боковой панели для перспективы «Прогноз»

Представление «Прогноз» позволяет контролировать ход выполнения проектов, просматривать запланированные на ближайшее будущее задачи и планировать важные мероприятия в календаре.

Чтобы создать новое дело, срок которого наступает в день, который вы просматриваете, щелкните дату на боковой панели и выберите Файл > Новое дело (Command-N).

Схема «Прогноз»

На схеме «Прогноз» представлен список элементов в хронологическом порядке, назначенных на каждый соответствующий день (для дней, выбранных на боковой панели, если там выбрано несколько интервалов), чередующихся с событиями из всех календарей, выбранных для отображения в OmniFocus.

События календаря на схеме представлены исключительно для просмотра, и интерактивное взаимодействие с ними из OmniFocus невозможно. Щелкните значок календаря Значок календаря рядом с событием календаря в схеме перспективы «Прогноз» рядом с событием, чтобы открыть его в Календаре macOS.

Если в параметрах вида задано отображение тега «Прогноз» Этот значок означает, что данная функция является частью версии OmniFocus Pro., то элементы с этим тегом появляются в отдельном разделе схемы при просмотре элементов, назначенных на сегодняшний день.

Боковая панель прогнозов

На боковой панели в виде сетки отображаются даты на следующий месяц: сразу видно, какие дела ожидают вас в ближайшие недели.

На кнопке каждого дня показано количество дел на этот день. Для элементов со сроками используется цветовое кодирование в соответствии с важностью: желтый цвет означает, что срок наступает в ближ. время, а красный — что срок наступил или элемент просрочен. Чтобы создать новый элемент со сроком, назначенным на выбранный день, щелкните кнопку соответствующей даты и выберите Файл > Новое дело.

Боковая панель «Прогноз» имеет несколько других полезных возможностей:

Параметры вида «Прогноз»

Добавление собственных календарей в OmniFocus

OmniFocus может эффективно работать с вашими календарями, в том числе синхронизуемыми через Apple iCloud календарями macOS или iOS, с Календарем Google или любыми другими серверами CalDAV, на которые вы подписаны. Календари, которые можно просматривать в OmniFocus, основаны на календарях в приложении Календарь на вашем Mac. Чтобы добавить, удалить или изменить доступные на Mac календари, используйте настройки Учетные записи приложения «Календарь» или команды меню Файл.

При первом запуске OmniFocus появится запрос на доступ приложения к вашему календарю. Нажмите кнопку ОК, чтобы соединить приложение с вашими календарями. Если до этого вы выбрали Не разрешать, ваши календари прогнозов будут пустыми. Если это произошло, то ничего страшного: всегда можно вернуться и изменить эту настройку.

Перейдите в Системные настройки > Защита и безопасность > Конфиденциальность > Календари, затем щелкните значок замка, чтобы внести изменения и предоставить OmniFocus доступ к вашим календарям.

События в календаре будут дополнены ежедневными событиями, запланированными в OmniFocus. Чтобы просмотреть дополнительные сведения о событии в приложении «Календарь», щелкните значок календаря Значок календаря рядом с событием календаря в схеме перспективы «Прогноз» рядом с событием.

Приложение OmniFocus отлично взаимодействует с приложением «Календарь» Apple, но мы не гарантируем совместимость с другими приложениями календарей, которые могут быть установлены на вашем Mac. Приложение «Календарь» считается ресурсом по умолчанию, из которого OmniFocus будет получать календарную информацию для отображения вместе с элементами OmniFocus в окне прогноза.

Чтобы изменить отображаемые в списке события или время событий календаря, выберите Вид > Показать параметры вида или щелкните «Вид» на панели инструментов. Параметры вида представления «Прогноз» включают раздел «Календари», где можно настроить отображаемые внешние календари, включая календари iCloud и пр.

Отмеченные Значок боковой панели для перспективы «Отмеченные»

Перспектива «Отмеченные» содержит набор всех элементов, которым было назначено состояние Отмеченные.

Чтобы отметить элемент, щелкните значок флажка Значок отметки с установленным флажком в его строке в схеме (или в динамичном макете щелкните в правом верхнем углу его кружка состояния), щелкните флажок в инспекторе или выберите Правка > Установить отметку (Shift-Command-L). Удаление отметки производится аналогично.

При отметке элемента кружок его состояния меняет цвет на оранжевый Кружок состояния «отмеченные» оранжевого цвета, чтобы быть более заметным: оранжевый цвет указывает, что происходит что-то важное.

Если отметить проект или группу дел, то все дела в рамках проекта или группы наследуют эту отметку и придаваемый ей признак срочности. Отметки элементов, которые их унаследовали (а не были отмечены сами по себе), обозначены незакрашенным значком флажка Значок унаследованной отметки в строке, в инспекторе или рядом с кружком состояния.

Полученную таким образом отметку нельзя снять напрямую, для этого нужно снять отметку с родительского элемента или переместить дело в другое место, чтобы оно потеряло унаследованное свойство.

Схема «Отмеченные»

Элементы на схеме «Отмеченные» отсортированы сначала по дате срока (от самых ранних до самых поздних), а затем по проекту (для элементов с одинаковой датой срока). На сортировку не влияет то, является ли флажок наследованным или установленным в явном виде, и доступными для непосредственных дел являются только элементы в категории «Отмеченные» (отмеченные проекты не отображаются).

Боковая панель с отмеченными элементами

Боковая панель с отмеченными элементами содержит список ваших тегов, похожий на список для перспективы Теги. Они отображаются в том порядке, в котором они были созданы, и (как и в случае с тегами) вы можете перетаскивать их в списке, а также создавать иерархию.

Параметры вида «Отмеченные»

Проверка Значок боковой панели для перспективы «Проверка»

(В перспективе «Проверка» содержится одноуровневый список проектов для проверки.)

Проверка позволяет убедиться в точности их отражения в OmniFocus, чтобы они всегда находились в актуальном состоянии и были готовы к выполнению дел. Если у вас есть проекты, в которые нужно добавить элементы, проекты, которые больше не нужны, или проекты, за которые вы не собираетесь приниматься в обозримом будущем, проведение регулярных проверок поможет ничего не упустить.

У каждого проекта есть интервал, определяющий, насколько часто вы собираетесь проверять этот проект, и дата, на которую запланирована следующая проверка. Можно изменить интервал проверки по умолчанию в окне Настройки даты и времени, также можно изменить интервал проверки и дату следующей проверки отдельных проектов в инспекторе.

Для проверки оставшихся проектов выполните следующие действия.

  1. Выберите перспективу «Проверка» на боковой панели (можно и добавить соответствующую кнопку на панель инструментов). В этом представлении ваши оставшиеся проекты упорядочены по дате следующей проверки.

  2. Для каждого проекта проверьте состояние. Требуется пересмотреть дела или добавить новые? Следует приостановить проект, отменить его или отметить как завершенный? Или все в порядке, ничего делать не нужно?

  3. Если состояние проекта вас устраивает, выделите его. В верхней части плана появятся удобные элементы управления, связанные с проверкой. Щелкните «Проверено», выберите Правка > Проверено или щелкните мышью при нажатой клавише Control и выберите команду «Проверено» в контекстом меню. Дата следующей проверки проекта передвинется вперед, а вы можете перейти к проверке другого проекта.

Если вы хотите просмотреть проект еще раз до его следующей плановой проверки, выберите его и используйте раздел проверки в инспекторе, чтобы изменить следующую дату проверки на сегодняшнюю. Проект появится в перспективе «Проверка».

Кроме того, можно перетащить проект на значок перспективы Проверка на боковой панели. При этом дата следующей запланированной проверки проекта устанавливается на сегодняшний день, а проект добавляется в очередь для проверки.

Перетаскивание работает аналогично для других элементов: попробуйте перетаскивать элементы между перспективами или с боковой панели в схему (и наоборот) для быстрого редактирования.

Схема «Проверка»

При переходе к перспективе «Проверка» на боковой панели отображается одноуровневый список проектов, готовых к проверке (папки не включаются). Проект с самой ранней датой проверки будет открыт в схеме для проверки.

На схеме «Проверка» одновременно отображается только один проект для удобства проверки его содержимого. Для перемещения между проектами воспользуйтесь кнопками со стрелками в заголовке схемы или нажмите Проверено, когда все готово для перехода к следующему проекту.

Параметры вида «Проверка»

Перспективы «Завершено» и «Изменено»

Последние две встроенные перспективы (Завершено Значок боковой панели для перспективы «Завершено» и Изменено Значок боковой панели для перспективы «Изменено») доступны из меню Перспективы. Это удобное средство для поиска в базе данных тех элементов, которые могли быть убраны по ошибке или иным образом исчезли «при загадочных обстоятельствах».

Перспективы «Завершено» и «Изменено» предназначены для отслеживания перемещения элементов в базе данных и не имеют другого специального назначения для облегчения завершения работ.